180.000 dossiers médicaux de l'assistance publique-Hôpitaux de Paris, des milliers de documents de la Bibliothèque du film (BIFI), des archives de France télévision partent en fumée...

C'était en 2002, lors de l'incendie criminel des entrepôts Intrasi-Recall, un désastre pour 600 clients de cette entreprise accueillant les archives externalisées.

  

Savoir protéger ses archives c'est toujours prévoir le pire ! Dans ce cadre, on recense quatre grands risques :

 

1) De la petite erreur de classement à l'attaque virale.

 

Pas très spectaculaire mais non moins dommageable. On estime que 2 à 7% des documents d'entreprise et d'administration disparaissent de cette manière.

Documents "mal classés", écrasés par erreur, abîmés lors d'une avarie informatique, attaque virale endommageant l'intégrité du format et le rendant partiellement lisible voir inutilisable.

Avez vous un programme d'archivage ? êtes vous protégés par les attaques virales ?

 

 2) Le vol et le détournement.

 

Souvent opéré de l'intérieur ces documents sont détournés ou transmis vers l'extérieur.

Su des infos "sensibles" ou stratégiques ce peut être une véritable catastrophe.

Ce peut être des dossiers entiers qui disparaissent, une base de donnée, des fichiers clients ou confidentiels

Appliquez vous la norme Z 74-500 ? Quelles sont vos règles d'accès à l'information ?

Voir aussi notre page sur la sécurité de l'information stratégique en cliquant ici

 

 3) L'inondation

 

Bien connus des archivistes travaillant dans des zones inondables, et en sous-sol, si c'est parfois une rivière ou un fleuve prenant un peu trop ses aises, c'est aussi une problématique en cas d'incendie suite au zèle bienfaiteur des pompiers.

En cas d'inondation, tous les supports papiers sont en première ligne et iront de la simple humidification (à traiter dans tous les cas) à la destruction pure et simple, en passant par les problématiques de moisissure, de collage de pages ....

Avez vous fait audité la sécurité de vos locaux ? Quel est votre dispositif anti-inondation ?

 

Votre plan d'urgence pour la reconstitution des documents prévoit-il des dispositifs spécifiques comme la lyophilisation ?

 

 4) L'incendie

 

Volontaire ou accidentel il est dévastateur et peu de documents en réchappent.

Avez vous une politique de sauvegarde et de duplication des documents vitaux ?

Vos locaux de stockage sont ils aux normes et adaptés aux archives que vous y entreposez.

Pour tous ces cas, le risque zéro n'existe pas, on peut cependant au moins anticiper et être préparé à limiter la casse si un mauvais coup arrive.

Construire son plan de reprise, son plan d'urgence, envisager une extermination qui offre des locaux adaptés, envisager un plan de duplication...

 

Serda vous propose une formation courte de 2 jours pour faire un point sur tous ces risques, acquérir une méthodologie pour créer un pan de reprise, un plan d'urgence.

 

Savoir analyser les risques en connaissant la législation en terme de stockage de documents (normes de stockage, mais aussi obligations en terme de conservation et de restitution)

 

Savoir identifier l'information vitale de l'entreprise pour se mettre sur pied très vite en cas de sinistre.

 

 

"La sécurité des archives"

Un atelier 100% pratique le 28 mai 2008

495 â‚¬ HT - déjeuner compris

 

Voir le programme détaillé, en cliquant ici.

 

 

 

 

 

 

C’est maintenant chose sure : Adobe Systems va soumettre le PDF 1.7 à l’organisme international de normalisation ISO. Les grandes institutions lui en sauront gré, puisque cela renforcera la confiance en la pérennité du format. Deux autres formats sont aussi dans la course de la normalisation : OpenDocument et Office OpenXML. La normalisation devient donc un passage fort recommandé dans la survie des formats. Cela est particulièrement vrai pour Adobe dont le PDF va se voir concurrencé par XPS de Microsoft intégré nativement dans Windows.

Petit rappel cependant, le PDF/A basé sur les spécifications du pdf 1.4 est déjà une norme ISO depuis 2005 concernant la conservation à long terme.

 

D'ici les trois ans que vont prendre la procédure, nous aurons le temps de voir arriver de nouveaux formats sur le marché et de vivre concurrence et interropérabilité.

 

 

Cet ouvrage contient les actes de la journée d'études tenue à Troyes en novembre 2004 autour des droits de la reproduction dans les bibliothèques. La première partie de cette manifestation dresse l'état des lieux des pratiques des établissements culturels (aspects juriqiques, enquête portant sur une cinquantaine d'institutions, tarification, numérisation des documents audiovisuels...) La deuxième porte sur les réalisarions et sur les perspectives liées aux droits de reproduction à travers une table ronde consacrée à la co-édition privée-publique, réunissant plusieurs acteurs du monde des livres. La dernière partie évoque la gestion des droits de reproduction au sein des projets européens de numérisation.

Actes réunis par Emmanuelle Chevry
UFR Lettres et Sciences Humaines 2005
137 pages / 12 euros