Depuis plus d’un an, le projet de normes de la série des ISO 30300 défraie la chronique. Le système de management des records (MSR) en constitue le sujet. Cette série de nouvelles normes va-t-elle remplacer la norme ISO 15489 qui a été éditée en 2001 en anglais et en français en 2002 ou va-t-elle la compléter ?

Avant même le vote, il convenait que le sous comité 11 du comité technique 46 clarifie la situation : c’est chose faite à l’occasion de la dernière réunion qui s’est tenue en République de Corée.

Les deux premières normes seront bientôt soumises à vote. Il s’agit de Principes et vocabulaire pour la première (ISO/DIS 30300) et Exigences pour la deuxième (ISO/DIS 30301).

Comment s’articule dans la pratique cette série des ISO/DIS 30300, l’ISO 15489 et les séries des ISO 9000, 14000, etc. ?

La nouveauté est que cette nouvelle série se rattache aux séries des normes de management au même titre que les normes ISO 9000 (management de la qualité), 14000 (management environnemental), 27000 (sécurité de l’information), ou 22000 (sécurité alimentaire). Elle s’adresse en premier lieu aux décideurs et responsables du management comme ceux de la qualité.

la première concerne l’organisation et la seconde l’objet même du records management : le record et les processus associés. Cette dernière concerne naturellement davantage des praticiens du records management.

Les records : des preuves juridiques ou des preuves d’activités, ou les deux ?

Cette nouvelle série élargit aussi le périmètre du records management en précisant que les records sont constitués par des informations qui vont au delà des simples documents probants opposables en justice pour devenir des informations probantes, c’est à dire non modifiables et complètes, qui ont été créées dans le cours du déroulement normal de l’activité d’une organisation. Cela intègre évidemment aussi les preuves opposables en justice.

Vais-je pouvoir faire certifier mon système de records management dans mon entreprise ?

Grâce au nouveau statut de la série des ISO/DIS 3030X, une organisation pourra être effectivement certifiée. Autant une organisation ne peut être certifiée dans le cadre de la référence de la norme ISO 15489, autant pourra-t-elle l’être dans le cadre de ces nouvelles normes, pour autant que des organismes nationaux puissent proposer des services de certification dans ce domaine.

Pierre Fuzeau

Président de la CG46 CN11, normalisation du records management

Les Systèmes d’Archivage Electronique doivent répondre aux contraintes pour archiver aussi bien des documents que des données, en tenant compte des ensembles et sous ensembles constitutifs, garantir l’intégrité et la pérennité des archives (quelle que soit l’évolution des technologies et normes de codage), permettre aux gestionnaires habilités d’accéder, selon les besoins, directement aux documents et données archivés.

Le système doit garantir que le contenu archivé et restitué est bien protégé, n’a pas été modifié ou altéré, tout en restant disponible pour une restitution en ligne.
Toutefois, la mise en oeuvre d’un système d’archivage électronique ne se résume pas à un projet technique, il nécessite une analyse organisationnelle préalable et la mise en oeuvre de processus adaptés.

Le Modèle d'exigences pour l'organisation de l'archivage électronique ou Moreq publié en 2001 propose essentiellement un ensemble de spécifications fonctionnelles pour l’organisation de l’archivage électronique, Moreq seul ne permet pas l'analyse et  la mise en oeuvre des processus organisationnels à mettre en place dans le cadre d'un projet de SAE, serda maîtrise apporte sur ce périmètre expertise et conseil.

Moreq2 est aujourd'hui finalisé, en fournissant un modèle de spécifications ,il fournit un langage commun pour l'expression des besoins des utilisateurs et des spécifications pour le fournisseurs.
Moreq2 se distingue de Moreq principalement par :

· une organisation des spécifications autour d'un noyau et de modules optionnels à mettre en oeuvre selon les besoins des organisations,
· une meilleure prise en compte de la notion de gestion de ressources électroniques et de l'environnement constitutif du document,
· une nécessaire communication intégrée avec les applications métiers et de gestion de contenu des organisations,
· un modèle enrichi de métadonnées,
· la fourniture d'une architecture et des éléments pour faciliter les tests et la validation des solutions logicielles.

La version finale va faire l'objet d'une traduction en 2008, prise en charge par la Direction des Archives de France, projet qui intègre également la rédaction du chapitre 0, chapitre qui a vocation à introduire les spécificités nationales.

Il est également important de noter que MoReq2 contribuera à la réalisation des objectifs du Plan d'action i2010 pour l'e-gouvernement adopté par la Commission européenne le 25 avril 2006. Ce plan d'action considère l'archivage électronique comme une priorité-clé pour l'e-gouvernement en Europe. Les administrations publiques comptent de plus en plus sur l'archivage électronique et il est crucial que les administrations et les citoyens aient la certitude que les enregistrements sont authentiques et fiables.

http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/moreq/index_fr.htm