La préservation de la valeur juridique d’un document dans un processus de dématérialisation nécessite non seulement la mise en place de solutions technologiques mais encore :

• le respect de règles d’exploitation,

• la définition de procédures,

• la mise en place de moyens de contrôles,

• le maintien de dossiers techniques, d’exploitation et d’audit.

La norme NFZ42-013 donne des éléments pour rédiger une telle politique. Toutefois, il convient de noter que, si la mise en place d’une politique d’archivage est indépendante du respect ou non de la norme NFZ 42-013, celle-ci constitue un des éléments des bonnes pratiques en ce qui concerne l’archivage des documents, tant physique qu’électronique.

 Notre offre de service

 

Le récolement : il s'agit avant tout d'une opération de contrôle de la présence de fonds documentaires archivés (niveau dossier) dans des locaux identifiés comme magasins d'archives.
Cette opération de vérification archivistique de la nature d'archives, de leur état, volume et localisation est menée régulièrement au sein des services d'archives. Il est important de noter le caractère obligatoire car réglementaire de cette opération pour toute municipalité avant toute élection. C'est pourquoi nombre de collectivités diligente actuellement ce type d'opération. Quelques conseils pour réussir son récolement d'archives :
des personnels en capacité de définir les typologies d'archives concernées :

 

• une démarche rigoureuse qui consiste à relevé in situ (à savoir en se déplaçant au sein des rayonnages d'archives) la nature et l'état de conservation des archives

• la mesure de la volumétrie : pour rappel les unités d'archives se mesurent en « mètre linéaire »

• la localisation physique : à savoir magasin, épi, travée, étagère voire position sur l'étagère

• la cote : à savoir la référence de l'unité d'archives

• l'enregistrement systématique du récolement sous forme d'un répertoire numérique spécifique, qui sera considéré comme le résultat de cette opération et permettr d'être annexé à un procès verbal sur la qualité du contrôle de la présence des archives
  
  

Dernier élément à prendre en compte : la durée de l'opération car un récolement de qualité nécessite le relevé de nombreuses informations, pour 100 mètres linéaires d'archives, compter 10 jours au minimum.

Depuis bientôt dix ans, la mise en ligne de contenus est devenue un enjeu majeur pour les institutions culturelles. Les services d’archives n’échappent pas à la règle : Internet est devenu un outil incontournable pour mettre à disposition de leurs publics des ressources utiles à leurs recherches.

Deux types d’initiatives sont à retenir de cette période : la numérisation et la publication sur Internet de sources d’archives telles que l’état civil, ainsi que la mise en ligne d’outils d’accès aux sources.
En France, la réflexion sur les instruments de recherche a connu un renouveau à la fin des années 1990 et au tout début des années 2000. C’est alors qu’apparaît le terme de normalisation de la description archivistique. Entrent alors dans le jargon professionnel les sigles ISAD-G et ISAAR, à qui emboîte bien vite le pas un autre sigle bien connu : l’EAD ou Encoded Archival Description. L’EAD est une grammaire qui permet à toutes les descriptions archivistiques de par le monde d’être identiques du point de vue de leur structuration.

Le recours à cette norme répond à plusieurs objectifs. Tout d’abord, à produire une information pérenne. Encoder un inventaire en XML permet de décrire ses données dans un langage ouvert, indépendant de tout support logiciel. L’autre objectif souvent avancé est celui du portail unique d’accès à l’information archivistique : la mise en ligne d’une interface permettant des recherches croisées et l’interrogation simultanée des inventaires de tous les services d’archives. Enfin, l’EAD permet de participer du respect des fonds et d’accroître le respect du principe de provenance en reconstituant les fonds virtuellement.

Dans cette logique de diffusion de l’information archivistique, il convient de souligner enfin un intérêt fondamental de l’EAD pour les archivistes : réussir l’appropriation de cette technologie et de ses évolutions leur permettra de trouver de nouveaux outils de recherche à mettre au service du public. Dépasser la logique de l’inventaire papier sans en abandonner les atouts, offrir aux chercheurs d’autres moyens d’accès aux archives, voici les défis permis par l’EAD. Au-delà de l’instrument de recherche, l’EAD permet véritablement de s’intéresser à la recherche elle-même.

C. JACOBS

Serda intervient sur l'ensemble du cycle de vie de l'information et du document (support papier ou électronique, de sa création à son archivage ou à sa destruction).

A cette fin, nous prenons en compte l'environnement juridique, le cadre réglementaire et normatif, autant sur le plan national qu’international, pour optimiser la gestion et la conservation de vos informations et de vos documents.

Serda audite votre système d’archives existant en vue d’apporter des solutions de réorganisation. Nous assistons et accompagnons les chefs de projet ou les responsables archives à acquérir un progiciel de gestion, à mettre en place des prestations de stockage externalisé ou à rationaliser la gestion des espaces de stockage (cabinets d'architectes, mobiliers de rangement adaptés...).

Nous élaborons également des outils documentaires pour optimiser le classement et l'archivage, définissons des procédures de gestion et  rédigeons des chartes d'archivage. Enfin, afin de traiter et de réorganiser vos archives, nous pouvons mettre à votre disposition des archivistes ou des chefs de projet que nous piloterons.

 

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L'arrivée du dossier médical personnel joue en faveur d'une rationalisation accrue de la gestion des archives dans les établissements de soins, que ce soit sous format papier ou électronique. L'obligation faite aux hôpitaux de restituer rapidement les dossiers médicaux personnels requiert également une meilleure organisation des données.

« La réorganisation et la structuration des dossiers papier est très souvent un préalable à l'informatisation », affirme Jean-François Dürr, responsable du département information médicale et archives centralisées du centre hospitalier de Freyming- Merlebach en Moselle et auteur d’un ouvrage sur le dossier patient (1). Son hôpital a adopté en 1997 la solution de gestion des services Jim proposée par Jalema, entreprise spécialisée dans les systèmes d’archives pour le monde médical. « Lorsque nous avons mis en place ce système, nous avons commencé par définir une procédure d'archivage, fixant les éléments à intégrer dans les dossiers, ainsi que la manière dont ces dossiers doivent être transmis aux archives », précise-t-il ; depuis, « chaque patient a un dossier personnel doté d'un code - barres. Les dossiers sont ensuite classés par date de naissance, puis par ordre alphabétique

organiser les dossiers papier en amont

L'objectif de l’outil Jim est double : localiser géographiquement chaque archive papier et offrir une vue globale des informations papier et électroniques. Pierre Schneider, directeur commercial pour la France de Jalema, déclare : « On sait bien que l'avenir n'est plus au dossier papier. Cependant, les éléments des archives médicales ne sont pas près d'être tous numérisés et il est important de savoir concilier les supports numériques et papier ». Jean-François Dürr reconnaît que, contrairement à celui de Freyming-Merlebach, d'autres hôpitaux ont franchi une étape supérieure. Ils ont fait l'acquisition de solutions de numérisation pour scanner les documents et les transmettre sur des serveurs de documents ou de microfilmage. Mais le problème pour la mise en place du dossier médical personnel (DMP) reste, selon lui, lié à la faible informatisation des hôpitaux. « Ce retard sera comblé dans les années à venir », espère-t-il.

 

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