Création d'une autorité inter-ministérielle centralisée

Nous devions pallier le manque de pièces justificatives et le déficit d'information dans les dossiers de la dépense publique. Les dirigeants du pays et les bailleurs de fonds internationaux souhaitaient mettre en place une organisation pour la gestion des records tant du point de vue de leur contrôle que de leur conservation.

Nous avons dans cette démarche, pour plus d'efficacité, associé le Records Management à des outils de connaissance (documentation, Knowledge Management...) : répertoires de fournisseurs performants, corpus réglementaire, jeux de formulaires, procédures et modes opératoires, bases de données des marchés... Au final, le contrôle des procédures comptables et le contrôle des procédures documentaires se sont vus associés.

Cette action a permis une réelle prise de conscience des instances politiques et administratives, face à la nécessité de figer les informations et de garantir sur le long terme une conservation préservant les preuves dans leur intégrité et leur authenticité.