La Direction d’un Centre Hospitalier Universitaire a souhaité procéder à une étude des flux logistiques liés à la gestion des archives hospitalières, ainsi que la rédaction du cahier des clauses techniques particulières pour la passation d’un marché de remplacement des prestations de gestion des archives hospitalières, afin permettre la mise en place d’un système de gestion adapté à la fonction archives hospitalières.

 

Devant le fonctionnement actuel et les données métriques en possession par le CHU, à savoir les volumétries, nombres de dossiers, taux de manipulations, flux logistiques, liaisons entre sites et services, surfaces… la direction du Centre Hospitalier souhaite une démarche d’analyse de l’existant, des différentes attentes et possibilités d’organisation à court/moyen terme pour les archives (incluant les problématiques réglementaires de conservation des archives, de reconnaissance du support papier, des durées légales de conservation, et l’intégration des NTIC plus particulièrement liées à la traçabilité des dossiers médicaux, et devant s’inscrire au sein du système d’information du CHU).

 

Ce projet inclut également la rédaction du CCTP pour permettre la passation d’un nouveau marché de prestations de gestion des archives.  Le périmètre de l’étude porte sur l’ensemble des fonds d’archives hospitalières de l’ensemble du CHU.

 

Serda a ainsi rendu possible à travers les différentes phases du projet la réalisation des objectifs suivants :   

- l’analyse des flux d’archives hospitalières, prenant en compte les contraintes (réglementaires, de sécurité, d’organisation…) et son évolution à venir    

 - l’identification des différents scénarios organisationnels et techniques en fonction des besoins et des demandes   

- la définition d’une organisation durable et pérenne, au niveau de la gestion des flux des archives qui intègre une évolution technologique de gestion (évolution des systèmes informatiques à prendre en compte) pour les différents sites et pôles d’activité    

- la mesure des impacts tant économiques que fonctionnels et la rédaction du  CCTP pour en permettre la mise en Å“uvre