Je cherche une solution de GED, comment faire ?    

Notre métier est de vous accompagner dans la démarche de choix, en s'appuyant sur l'analyse de la volumétrie des informations et documents concernés, les utilisations attendues (dématéralisation, lectureautomatique de documents, indexation, consultation....), le nombre d'accès nécessaire, son implication dans les processus de travail... Nous n'arrivons avec un "produit miracle" mais analysons le marché pour vous assister dans le choix le plus pertinent ou vous accompagner dans l'optimisation d'outils que vous possédez déjà en interne.

 

Comment impliquer les futurs utilisateurs pour faciliter le changement de système documentaire ?

Notre savoir faire en terme de communication, d'information /sensibilisation, de formation, tout au long du projet est une garantie de succès dans la prise en main du futur système. La conduite du changement repose sur des actions à mener tout au long des différentes phases du projet, et peuvent prendre la forme de séminaires, de présentations en face à face, au sein des équipes ad'hoc, de documents de présentation...

 

Quelle est la durée d'un projet de dématérialisation de tous les courriers entrants ?

L'expérience acquise de plus de 300 projets  menés ces dernières années, permet de définir avec vous lors de la phase initiale d'analyse de situation , le calendrier précis de l'ensemble du projet de dématérialisation pour votre organisation ; nous y incluons les contraintes de délais légaux à respecter (dans le cas d'appels d'offre), les délais nécessaires à la réussite de la conduite du changement, la reprise ou pas de documents à dématérialiser. Ce calendrier est un outil de pilotagemais aussi de communication vers les futurs utilisateurs.

 

Comment traitez un fonds d'archives ?  

Notre première réponse sera d'analyser avec vous le contenu même de ce fonds d'archives, pour en évaluer les volumes, les natures d'archives concernées, les activités et métiers qui les ont produits, et construire avec vous la meilleure méthodologie de traitement : récolement, inventaire,inventaire détaillé, numérisation...

 

Quels sont les risques en cas de non conservation d'archives ?   

Notre compétence sur le domaine des archives, autant publiques, que privées, pour des organisations de secteurs d'activités différents (banques, laboratoires pharmaceutiques, administrations, hôpitaux.....) nous permet d'établir l'analyse des risques financiers, juridiques, et de définir les durées de conservation à appliquer et les supports de conservation adaptés. Nous établissons de manière concrète des référentiels de conservation, identifiant fonction par fonction les documents à archiver ou pas. Ce même référentiel permet à vos équipes de répondre immédiatement à la double question suivante : quels documents conservés et pendant combien de temps ?

 

Quel avenir pour le service de documentation de mon entreprise ? 

Les évolutions des métiers et des services font l'objet de notre part de suivi et d'analyse permanente. Nous capitalisons sur l'ensemble des savoirs faire du groupe Serda (formation, édition, étude de marché, conseil), pour accompagner actuellement le repositionnement stratégique de la fonction documentation, vers de nouveaux horizons comme la veille, le KM, le Records Management.

 

Nous avons besoin de compétences en archives et en documentation, comment faire ?

Nous sommes en mesure de mettre à disposition dans le cadre de travaux précis de traitement documentaire, des personnels métier, compétents et passionnés par leur activité. Nos archivistes, documentalistes et autres professionnels du traitement de l'information sont en capacité de prendre en charge la réalisation ponctuelle, annuelle ou pluriannuelle de travaux de récolement, d'inventaire, d'alimentation de bases de données, de tableaux de gestion, de rédaction de dossiers documentaires...

 

Qui sont les prestataires du marché ?    

Notre surveillance du marché de la gestion de l'information, permet de vous présenter les différentes catégories d'acteurs du marché, leurs positionnements, leurs métiers - conseils, éditeurs, tiers de confiance, sociétés d'archivage, et de réaliser selon vos attentes des études de marché adaptées à vos préoccupations.

 

On me propose de faire évoluer mon système de Ged vers un système de Records Management, je ne suis pas sur de bien comprendre ces évolutions?

La GED, le Records Management, la gestion des contenus,.... autant de termes pour qualifier toute une partie du cycle de vie de l'information et des documents. Notre rôle est aussi de clarifier les différents concepts et leur traduction dans les systèmes de gestion électronique : l'apport des modules de records management dans les systèmes de GED, l'impact sur l'organisation, le rôle à modifier des contributeurs, les conséquences au niveau de l'archivage....