Même si les règles de base pour mener dans de bonnes conditions et à terme son projet sont connues de tout chef de projet (identifier les acteurs internes et externes de l'organisation, les besoins, évaluer le budget, les risques, maîtriser les délais, construire son plan d'actions, s'entourer d'une équipe projet constituée de personnalités compétentes, motivées...), une des clés du succès de l'entreprise reste la communication.

 

 

Il faut impliquer tous les acteurs (utilisateurs, partenaires...) en présence :

- les faire adhérer à cette démarche projet

- faire qu'ils soient acteurs, et non pas spectateurs du projet

- leur permettre de réagir, favorablement ou non, sur le projet

- faire évoluer le projet en fonction de leurs besoins non identifiés au préalable (latents ou implicites)

- les former à l'outil ou à la nouvelle organisation mise en place

 

 

Au cours des trois phases d'un projet que sont l'étude, la mise en place et le déploiement, il s'avère indispensable de communiquer au sein de son organisation et de :

- rappeler les enjeux, les objectifs et les gains attentus à terme par tous les acteurs de l'organisation, et cela, à l'annonce du projet

- mais aussi régulièrement, lors de réunions avec les différents groupes d'acteurs

- ou, de manière écrite, par des points d'information d'avancée du projet réguliers dans la lettre d'information ou la newsletter de l'organisation

Depuis près de 20 ans, Serda a investi plus de 7.000 heures ingénieurs dans le développement de méthodologies pour la conduite de projets spécialisés en gestion de systèmes d’information documentaire (archives, documentation, gestion électronique de l’information et des documents d’entreprise, Records Management) :  

• La méthode MARCHIVE® (programme CEE esprit IV N° 22.076) a été conçue pour être utilisée dans les grandes organisations européennes afin de développer les nouvelles technologies sur de vastes systèmes documentaires. Le consortium dans lequel Serda représentait la France comprend également l'Espagne, l'Irlande et la Grande-Bretagne. Cette méthode prend en compte la nouvelle norme ISO 15 489 (volet des normes ISO 9000) sur le Records Management.

• La méthode FlowGEID® s’applique au pilotage des projets de Workflow et de GEIDE sous Intranet ou non dans les organisations. Cette méthodologie, également compatible avec les normes de la GEIDE et du Records Management, garantit des retours sur investissement situés entre 6 mois et 1 an et demi au plus.

Indépendance et complémentarité de nos méthodes

La démarche du département Maîtrise du groupe Serda s'appuie sur une totale indépendance vis-à-vis des opérateurs, constructeurs et fournisseurs de solutions logicielles, vous offrant la garantie d'une parfaite adéquation entre vos besoins et les réalisations menées.  

Nos démarches de conduite de projet bénéficient également d’une complémentarité forte entre nos activités de veille et de formation. Celles-ci permettent d’apporter des réponses méthodologiques aux problématiques de management de ressources documentaires et d’information, par le recours aux benchmarks ou aux retours d’expérience.