Pierre Fuzeau interviendra à l’occasion du Salon Solutions Démat, sous forme de Carte Blanche, le Mardi 25 septembre à 16h15. Titre de la conférence : Dématérialisation et SAE : vers une nouvelle donne. Rendez-vous au salon Solutions Démat, Porte de Versailles, Pavillon 2.2, Salle Proust.
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VITAM (pour Valeurs Immatérielles Transmises aux Archives pour Mémoire) est un programme interministériel visant à la réalisation et la maintenance mutualisées d’une solution logicielle libre de type back-office d'archivage numérique.
Selon le Rapport 2018 sur la Gouvernance de l’information publié par le groupe Serda-Archimag, organiser la pérennité à long terme des documents et informations est le second enjeu pour 53% des organisations, le premier étant l’accès et le partage des informations. Vient renforcer cette seconde place la crainte de ne pas maîtriser les risques de gestion des documents papier ou des fichiers électroniques enregistrés au petit bonheur la chance, mais aussi la volonté de supprimer progressivement le papier.
N’est pas un système d’archivage électronique qui veut. Devant l’importance de ses enjeux liés au cycle de vie des documents, il convient d’obéir scrupuleusement à une méthodologie de mise en place, en s’appuyant sur une importante famille de normes, puis de gestion dans le temps. Des procédures sont à prévoir dès la conception.
La mise en place et la gestion d’un système d’archivage électronique (SAE) dans une organisation publique ou privée doit suivre les 8 étapes indispensables.
Action Publique 2022 incarne l’intention politique forte de transformer le service public dans la modernité et en profondeur. De nombreux textes réglementaires sur le sujet - incluant les dates butoirs - ont été publiés. Comptabilité, passation des marchés, relations avec les usagers qu’ils soient citoyens, associations, entreprises ou administration sont aujourd’hui libres d’échanger en mode électronique et sans faire appel au papier.
Afin d’assurer la sécurité de ses informations et de pouvoir les opposer à des tiers, il est indispensable de bien connaître les durées de conservation des documents papiers et électroniques. Les durées légales doivent être respectées mais aussi adaptées à votre organisation, à votre environnement et à vos contraintes spécifiques. Le groupe Serda-Archimag, en collaboration avec les avocats experts du cabinet Lexing-Alain Bensoussan, propose 2 bases de données : l’une Secteur Privé, l’autre Secteur Public.
La dématérialisation s’impose aujourd’hui dans toutes les organisations. Beaucoup de documents sont dès lors numérisés, encore faut-il savoir sous quel format les conserver.
Le Référentiel Général d’Interopérabilité version 2 (RGI) recommande 5 formats utilisables pour les objets images :
TIFF : Tag Image File Format GeoTIFF : Geographical Tag Image File Format PNG : Portable Network Graphics JPEG : Joint Photographic Experts Group PDF : Portable Document Format
