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Le groupe Serda / Le Blog des experts de la Demat'

Le Blog des experts de la Demat'

Contrôle de Légalité dans le secteur public : quels documents concernés ?

A compter d’août  2020, la transmission des actes soumis au contrôle de légalité ne pourra plus être transmis autrement que sous forme numérique. Certaines règles seront obligatoirement à respecter, notamment l’application de nomenclatures spécifiques pour les fichiers, et ce quel que soit les périmètres concernés, d’autant plus que le dépôt papier ne sera plus possible. Les collectivités concernées, communales, départementales ou régionales et les établissements publics, devront organiser leur dépôt selon les natures d’actes.


Secteur Public : vos documents numériques dorénavant contrôlés par la Préfecture

Nous sommes dans les 6 derniers mois de mise en conformité réglementaire pour obtenir un contrôle de légalité 100% dématérialisé sur tout le territoire. La double transmission d’un même acte, par voie électronique et par voie papier, sera désormais interdite. 


Fraude documentaire et dématérialisation : les moyens de lutte sont là !

Les risques internes liés à la gestion de l’information, des documents et des datas sont importants. La fraude documentaire n’est pas en deçà.

La fraude documentaire est en constante augmentation depuis quelques années. Elle dépasse plusieurs dizaines de milliards d’Euros par an. Mais que met-on derrière ce vocable ?


Enquête gouvernance de l’information et maîtrise des risques

Les conclusions de notre 8ème rapport sur la gouvernance de l’information numérique fait état de préoccupations importantes liées à la compliance. C’est le 2ème principal enjeu remonté par les entreprises et les administrations, à hauteur de 45 % des répondants, et ce juste derrière l’enjeu de partage de l’information.

1er enjeu : “organiser l’accès et le partage de l’information et des connaissances” : 85 %
2ème enjeu : “Maîtriser les risques liés à la gestion des documents, de l’information et des data” : 45 %.


Projet de dématérialisation : gestion des risques

Dématérialisation et Risques ou Risques et Dématérialisation ?

A l’heure du numérique et à la prise de conscience de la protection des données personnelles, le risque est partout. Initialement terroriste, social, financier, humain, moral, numérique… la notion est vaste et impacte n’importe quelle structure.


Gouvernance de l’information numérique et management de la qualité

Gouvernance de l’information numérique et management de la qualité ? Existe-t-il des terrains de convergence entre ces deux modèles de pilotage de l’information au sein des organisations et comment les articuler entre eux ? 

Tentative de réponse sous forme de face-à-face en confrontant sous forme de sujets majeurs : le périmètre concerné, les principes fondateurs, les référentiels d’appui, et la question de la certification posée aussi bien au niveau du management de la qualité qu’en ce qui concerne la Gouvernance de l’information numérique (GI).


L'évaluation des risques documentaires : définitions

Qu’est ce que la norme ISO TR 18128 ?

Le référentiel ISO 31000 Management du risque recouvre la famille des normes internationales relatives à la gestion des risques. Dans ce cadre général, la gestion des risques est considérée comme un processus organisationnel central et critique dans lequel les risques sont pris en compte. Les directions générales comme le management considèrent que la gestion efficace des risques est essentielle pour la réalisation des objectifs de l’organisation qu’elle soit publique ou privée. 


Visa, signature et validation : cela dépend du niveau d'engagement et du type de document

Signer en soi est un acte d’autorité : il renvoie à une position, un rôle, une fonction, une « autorité » dans toute entreprise ou collectivité. Souvent, lorsque l’on passe d’une signature manuscrite à une signature électronique, nous avons trop tendance à raisonner équipement, technologie, certificat, tiers de confiance … bref toute une chaîne technique de traitement et on oublie pourquoi et quels documents doit-on signer.


Signature et coffre-forts numériques : les sociétés de services et les collectivités territoriales les plus en avance

Selon les résultats du Rapport 2019 sur la Gouvernance de l’information numérique publié par le groupe Serda-Archimag, la signature électronique et les coffre-forts numériques font désormais partie de la panoplie de solutions technologiques mises en oeuvre.


Signature électronique : quels documents signer ?

Qui n’a jamais reçu par messagerie un document à signer, l’a imprimé, l’a signé manuscritement, voire paraphé, puis l’a numérisé, sur son copieur multifonction standard, avant de le rattacher ou de le transférer au destinataire ? Puis, l’envoi électronique étant effectué, le papier devenu inutile est jeté ! Bref, on marche sur le tête. Il est temps de se mettre sérieusement à la signature électronique.