Se doter d’une GED collaborative, c’est avant tout se doter d’un outil qui permet de mieux travailler ensemble dans une organisation, équipe, projet, activité, direction… tous métiers confondus, en interne comme en externe. Il s’agit d’associer à une plateforme documentaire une couche complète de services qui permette de faciliter la collaboration sur les documents.
Alors, entre des solutions comme SharePoint, Jalios, les plateformes comme GoFast, Box, et tous les outils de GED (Alfresco, Nuxeo, Everteam, Efalia,…), quels comparatifs doit-on mener pour faire le choix adapté à son environnement ? Dans la liste des exigences à construire pour comparer les solutions, nous recommandons de ne pas oublier d’y intégrer les besoins des utilisateurs, les « use case », qui permettent de concrétiser et affiner certaines fonctions.
Si on compare par exemple la solution Jalios avec d’autres solutions de GED collaborative, nous comparons les points spécifiquement liés à des services en plus des fonctions documentaires :
- Le partage de documents dans un autre espace collaboratif, ce qui permet de pouvoir visualiser un document stocké dans un autre espace collaboratif,
- Le vote sur des documents pour pouvoir émettre un avis / un commentaire du type « like » et qui permet de mesurer le degré de popularité de l’information,,
- La recommandation de lecture, ce qui permet d’envoyer à une personne une recommandation de lecture d'un document,
- La gestion de tâches induite par le document, c'est-à-dire pouvoir se créer une tâche à faire à partir d'un document.
Extrait d’un tableau de comparaison entre des solutions de GED et de GED collaboratives :
Caroline BUSCAL
Responsable Serda Conseil