Les métadonnées sont à la gestion documentaire ce que sont les bornes et les panneaux de signalisation sur les routes pour trouver son chemin. Sans métadonnée on ne retrouve pas les informations ou les documents que l'on recherche, on risque de ne pas les encadrer suffisamment voire de mettre en danger les documents concernés.
C'est la triste aventure qui est arrivée à la Banque Postale ; cette dernière a constaté la destruction prématurée et "malencontreuse" de 30 527 dossiers de prêts en cours.
Or la maîtrise des métadonnées est indispensable dans toute politique d’archivage, que ce soit pour identifier chaque unité documentaire permettant ainsi d'éviter toute confusion de niveau des fonds d’archives, exemple ne pas confondre le niveau de dossier client, avec le niveau de dossier de contrat client, ou dossier de correspondance pour un contrat client. La même maitrise des métadonnées est indispensable également pour identifier toute action de gestion : cycle de vie, durée de rétention, autorisation du service producteur, localisation ou adresse physique de rangement, numéro de conditionnement,.. et ainsi jusqu'à la date prévisionnelle de destruction.
Dans le cadre des projets de gouvernance de l'information numérique que nous menons, nous sensibilisons nos clients, que ce soient des administrations publiques ou des entreprises privées, à la mise en qualité de ces "données", c'est-à-dire à la prise en compte et à l’analyse de ces « caractéristiques formelles normalisées et structurées » que sont les métadonnées ; et qui sont utilisées pour la description et le traitement des contenus des ressources numériques.
Reprenons les éléments portés à notre connaissance dans le cas de la Banque Postale : il y aurait eu confusion entre la « cote » (métadonnée d'identification de l'unité documentaire) et la localisation (métadonnée identifiant le contenant). Or ce sont deux éléments obligatoires de la description documentaire et à ne pas confondre ; l'une permet d'identifier l'unicité de la ressource documentaire (ici le prêt et son dossier correspondant), l'autre correspond à une logique de conservation de fonds physiques. Confondre les cotes avec les identifiants de localisation, découle sans doute d'un manque de maitrise du processus de gestion et d'identification de ce qu'est un fonds documentaire. C'est sans aucun doute aussi la preuve d'une carence au niveau du contrôle qualité du process de destruction des documents stockés. Nous rappelons que toute opération de destruction d'archives, qu'elles soient physiques ou logiques, doit faire appel à un cycle de contrôle très encadré. Sans doute un point à améliorer dans la contractualisation entre la Banque Postale et son prestataire. Reste à évaluer la valeur du préjudice...
Marie Jenner
Consultante AMOA