Avis d'experts

Que l’on soit fonctionnaire ou collaborateur du secteur privé, quel que soit le métier ou la fonction qu’on exerce, nous sommes de plus en plus adeptes des réseaux sociaux ; nous acquérons de plus en plus les réflexes de communication numérique en entreprise. Nous attendons donc de nos outils de travail quotidiens les mêmes formes de possibilité, c'est-à-dire une forme de communication qui stimule les nouveaux usages participatifs au-delà du traitement des documents dans un workflow et qui simplifie tous les niveaux de traitement. 

Trois fois oui ! 

D'abord parce que dans un contexte d'archivage qui est soit à vocation probatoire, soit à vocation de préservation dans le temps, le flux de versement est à tracer et enregistrer dans le double objectif de relever et traiter les erreurs et d'archiver les métadonnées du flux d'entrée des données en archivage. A noter que le modèle OAIS comme les exigences de la norme NF Z 42-013 / ISO14641 flèchent ce point en particulier.

Afin d’assurer la sécurité de ses informations et de pouvoir les opposer à des tiers, il est indispensable de bien connaître les durées de conservation des documents papiers et électroniques. Les durées légales doivent être respectées mais aussi adaptées à votre organisation, à votre environnement et à vos contraintes spécifiques. Le groupe Serda-Archimag, en collaboration avec les avocats experts du cabinet Lexing-Alain Bensoussan, propose 2 bases de données : l’une Secteur Privé, l’autre Secteur Public.

​Après la modification du Code civil, le décret du 5 décembre 2016, la publication de la norme NF Z 42-026 en mai 2017, nous aurons bientôt la NF 544, certificat qui sera délivré par l'Afnor.

​La norme NF Z42-026, pour rappel, couvre la définition et les spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et le contrôle de ces prestations.