En partant de la cartographie de tous les fonds documentaires éligibles dans le cadre de la dématérialisation de ses comptes de gestion de fournisseurs et des centaines de milliers de pages correspondants, l’APHP établit les processus de traitement pour toutes ses factures, factures de travaux, hors travaux, traitement des écarts, …. Différentes approches en terme d’organisation et de dématérialisation sont proposées et vérifiées en terme de faisabilité technique, de conformité aux environnements réglementaires (PES V2, dématérialisation de la chaine de dépense publique, portail Chorus, flux EDI, pdf signés, numérisation de documents papier,…)
Nous avons conduit l’étude de faisabilité en matière de de dématérialisation duplicative et native à savoir rencontrer des représentants de l’ensemble des comptables, des ordonnateurs, des acheteurs, des gestionnaires de commande, des économats pour les établissements hospitaliers, …, réalisé les cartographies et proposé des circuits de dématérialisation prenant en compte tant les architectures techniques nécessaires (infrastructures, connecteurs avec SAP, GED,…) que les impacts sur les pratiques courantes métier et les changements possibles dans les modes opératoires pour les personnels concernés.
Cette transformation majeure au niveau de la chaine de traitement des dépenses pour une collectivité territoriale de la dimension de l’APHP, nécessite de s’inscrire dans un cadre qui lui assure à la fois la traçabilité des factures dès leur réception et sur l’ensemble du processus, la fiabilisation des données automatisées, une sécurisation de la qualité comptable et un partage d’information en temps réel avec les différents acteurs (ordonnateur, comptable et juge des comptes). Par ricochet cette évolution vers le tout numérique permet aussi d’optimiser le processus achat en exploitant mieux les données qualitatives et quantitatives des factures et bons de commande traités et de respecter les délais de paiement. La dématérialisation de la chaine de facturation participe aussi d’une amélioration de la qualité de service apportée dans la relation avec les fournisseurs.