Ce prestataire de services d’investissement a besoin d'assurer la valeur probante de ses documents sous forme électronique, en conformité avec la loi du 13 Mars 2000, de la norme NF Z 42-013 et du Règlement général de l’AMF. En effet, il a des obligations d’enregistrement et de conservation génériques et spécifiques aux services d'investissement rendus.
La mission se déroule en trois étapes :
Préparer la mise en oeuvre
- Analyser la production documentaire : déterminer les dispositions du dossier d’agrément, à étudier les documents conservés, dont les contrats, afin d’établir des catégories par obligation de conservation
- Auditer les flux et les processus existants
- Analyser la position des autorités en matière d’enregistrement et de conservation.
Les solutions cibles proposées
Les consultants Conseil Serda ont déterminé la solution cible et ses prérequis permettant de répondre aux exigences réglementaires et fonctionnelles du client. Parallèlement ils ont déterminé et rédigé tous éléments constitutifs du cahier des charges techniques des prestations nécessaires à l’exploitation du nouveau bâtiment archives.
Accompagnement de la mise en oeuvre
Une fois la solution cible choisie par le client, les consultants Conseil Serda ont construit les outils nécessaires à sa mise en œuvre et à sa pérennisation :
- Elaboration de la politique d’archivage,
- Préconisations relatives au dossier d’agrément,
- Mise en conformité Informatique et libertés,
- Rédaction du cahier des charges et aide au choix de la solution de SAE,
- Assistance aux spécifications fonctionnelles et techniques ainsi qu’à la recette,
- Audit de suivi
La solution de dématérialisation et de SAE a été déployée dans le respect des obligations réglementaires et sans remise en cause de l’application métier sous Sharepoint préalablement existante.