L’enjeu majeur est de réviser la fonction documentaire d’une grande institution bancaire française, de la dynamiser en intégrant les nouveaux besoins des métiers et des 250 collaborateurs (inspecteurs, chargés de mission, comptables, …), par plus de services de veille et de publication d’information.
Il s’agit également de rationaliser les ressources au sein de la Banque (mutualisation des achats, partage et mise à disposition systématique des fonds documentaires, ….) et de mettre en œuvre une publication centralisée des notes et rapports internes des directions à travers l’usage d’un système de GED.
De bonnes pratiques pour réviser la fonction documentaire
En s’appuyant sur les bonnes pratiques du domaine, nous analysons l’ensemble des fonds existants (papier et électroniques), en parallèle questionné des représentants des utilisateurs et segmentons leurs besoins en ressources et en services : sourcing, modes de diffusion, accès, rythme de diffusion, supports, …
Ces nouveaux modes d’usage ont donné lieu à une révision de la politique d’acquisition, à une refonte des profils d’utilisateurs, et à la création de nouveaux axes de veille. A ce titre, une partie des documentalistes ont été intégrés directement dans les équipes métier pour favoriser la proximité et l’interactivité avec les utilisateurs.
Un équipement repensé
Pour équiper ces « nouvelles missions », nous avons mis en place des dispositifs de photothèque électronique et révisé les publications sous les intranets de l’institution bancaire. Nous avons par ailleurs accompagné le changement par la mise en œuvre d’outils de pilotage (indicateurs, tableaux de bord) et formé à leurs usages les documentalistes.
L’ensemble de ces actions ont permis de mettre en place un fonctionnement plus rationnel en termes de fonds et d’outils, et plus dynamique en terme de services rendus aux utilisateurs. Le résultat a permis de valoriser la fonction « documentaire » au sein de l’organisation, vers plus de proximité avec les services.