Chaque projet de dématérialisation est un challenge, c’est aussi valable pour les fonctions RH. C’est pourquoi l’expérience de Serda Conseil sur le sujet nous permet de rappeler les points d’attention essentiels à sa réussite.
1- Réaliser un diagnostic de la situation existante avant toute mise en place de réalisation car il est primordial de bien définir ce qu’on veut faire et analyser les différentes options qui se présentent. De quoi parle-t-on quand on parle dématérialisation RH ? De quels processus ? Depuis le recrutement jusqu’au départ du salarié en passant par l’évaluation annuelle, la paie, les remboursements de frais, les congés ? Autant circonscrire précisément ce qu’on veut faire ou ce qu’on peut faire. Car derrière ces activités, il y a des réponses à apporter en terme de coût, de délai, de complexité, de risques, de freins, de stratégie applicative, d’organisation, …. On appelle cette étape préalable « étude de cadrage » ; elle a le mérite de donner une visibilité précise de la situation à un instant T et d’établir le périmètre et l’ordonnancement de la future dématérialisation : nombre de dossiers concernés, nombre de documents les composant, flux de mise à jour, valeur des contenus, types de recherches, délais de prescription, profils des utilisateurs, relations avec les applications métier (SIRH, SI paie, coffre-fort numérique, parapheur électronique,…), métadonnées et index, etc.
2- Se poser les « bonnes » questions au préalable, c’est ce qui permettra de statuer sur des sujets au cœur de la dématérialisation : est-ce qu’on reprend le stock papier existant ou est-ce qu’on ne s’occupe que des flux entrants et sortants ? Quels impacts la décision aura-t-elle sur la gestion au quotidien par les collaborateurs et sur la valeur même du dossier RH ? Quel archivage ? Et d’impliquer sa hiérarchie quand on ira expliquer ce qu’on veut faire. Est-il raisonnable de faire travailler ses équipes avec des dossiers actifs encore papier, des fichiers et des répertoires électroniques et des documents numériques stockés dans une GED ? Je rappelle qu’un dossier de salarié a aujourd’hui une durée de vie en moyenne de 12 ans dans une entreprise et plus dans une collectivité, et qu’il est composé en moyenne de 200 feuilles.
3- Faire le choix d’une solution rapidement opérationnelle, car il est primordial d’apporter des résultats visibles à très court terme. Il faut aussi donner envie à ses collaborateurs de changer leurs pratiques. A l’heure où l’expression « Transition digitale » est partout présente, rien de pire que des résultats qui tardent à être visibles.
4 - Impliquer les collaborateurs et accompagner dans ce qui va être un changement fort de leurs pratiques au quotidien : les interactions qu’ils ont avec leurs collègues, les salariés ou fonctionnaires eux-mêmes dont ils gèrent les relations et les échanges, … C’est une étape clé qui assure le succès et qui doit démarrer tôt. Mener avec eux des travaux collaboratifs peut être un bon moyen de les impliquer, comme par exemple la révision du plan de classement que tous devront appliquer.
5- Faire le choix de solution transversale. Il est toujours plus intéressant d’opter pour une solution transversale et pas une solution uniquement dédiée à un métier ; en effet, une solution transversale pourra supporter une plus grande variété de processus métier, se connecter avec des SI dédiés et proposer des interfaces adaptées aux communautés d’utilisateurs.
6- Externaliser les solutions (reprise de dossiers à numériser, stockage chez un tiers de confiance, solution en SAAS) ; il existe aujourd’hui certains traitements comme la numérisation qui peuvent être confiés à des spécialistes qui sont équipés à la fois des ressources, des chaînes de traitement et bénéficient d’un savoir-faire qui assure un résultat de qualité. Cette reprise de l’arriéré permettra à vos équipes RH de disposer de dossiers RH entièrement dématérialisés, ai lieu de jongler entre le papier et l’électronique.
Bonne démat !
Caroline Buscal
Manager Serda Conseil