Le concept de digital Workplace regroupe des usages divers portant sur la réception et le partage de flux d’informations (portail), la conservation courante de documents (Ged, ECM…), la production à plusieurs (plateforme collaborative), la communication (application de visio-conférence), la consultation en situation de mobilité (smartphone, tablette).
Face à la multiplication et diversification de ces usages métiers (mobilité, partage de l’information et travaux collaboratif…) il apparaît indispensable, dans le cadre de son organisation, d’appréhender ces questions en proposant aux utilisateurs un socle technique défini et autorisé (incluant le volet applicatif, infrastructures, matériels, type d’hébergement).
La définition de ce socle doit prendre en compte deux points structurant : les besoins métiers précédemment identifiés d’une part et les règles de sécurité associées aux domaines et données traités par votre organisation.
Identifier les solutions associées au digital Workplace
Face à la multiplicité des outils existants sur le marché, il peut être assez complexe de disposer d’une visibilité suffisante permettant de déterminer le choix des solutions.
Que l’on opte pour des offres type suite Microsoft (Bureautique, SharePoint, Teams), Google (Drive…) ou des outils spécialisés sur une ou plusieurs fonctionnalités, il est nécessaire de repartir des besoins métiers et être attentifs à la couverture fonctionnelle des applicatifs.
Le cadre d’interopérabilité est à prendre en compte dans le cadre du choix des applicatifs, afin de disposer d’une vision globale des coûts et charges projets associées (développement de connecteurs entre les solutions…). Cette interopérabilité devant assurer le lien sur l’ensemble de la chaîne de traitement.
Elaborer sa digital Workplace au regard des contraintes de sécurité
Au regard des besoins d’accès, le choix du matériel mis à disposition des futurs utilisateurs dépend également des règles de sécurité et des données traitées par votre organisation.
Par conséquent, les accès en situation de mobilité (smartphone, tablette, pc portable…) doivent être étudies au regard du degré de sensibilité des processus concernés (ces process intègrent-ils des données personnelles ? données de santé ?).
En complément des règles de sécurité internes, les critères financiers, la capacité à administrer en interne et les données traités sont à inclure dans la réflexion relative au type d’hébergement des solutions (cloud ? Saas ? déploiement interne).
La mise en place du socle technique résulte donc d’un process de réflexion globale à mener avec les métiers et au regard des règles de sécurité et d’accès.
Le déploiement de sa Digital Workplace devant répondre aux doubles enjeux de mise à disposition d’une suite infrastructures - outils - fonctionnalités répondant aux besoins métiers tout adoptant le niveau de sécurité adapté.
Olivier MOLLET
Consultant AMOA Serda Conseil