Par quel bout prendre l’action ? si on priorise le cas d’usage, les ressources SI ne seront pas nécessairement au rendez vous. Si au contraire on privilégie le socle technique, c’est l’utilisateur qui va décrocher. Mais en même temps, il faut aller vite pour ne pas faire attendre les métiers !
Du coup, la meilleure méthode consiste à mixer Agilité et action en “V” : d’un côté travailler avec les métiers sous forme de réunions d’idéation, d’ateliers de co-conception dans l’objectif de dessiner les cas d’usages et les persona (profils types) pour lesquels les applications seront déployées. De l’autre côté, c’est sur l’aménagement du schéma directeur SI existant et les règles de sécurité qu’il faut interagir. Très souvent, l’évolution des socles techniques (infrastructure réseau, sécurité, …) et des architectures applicatives sont ambitieuses, mais ne sont pas suffisamment adaptées aux usages attendus par les métiers.
Le travail entre la Phase 1 et la Phase 2 consiste à établir la matrice entre les usages métiers et les solutions technologiques mises à disposition et maintenues et surtout à faire coïncider ces deux sujets : celui du métier et de ces usages et celui du SI et de ses impératifs.
Prenons l’exemple de la Gestion de projets : selon son ampleur, selon le nombre d’acteurs, selon qu’il implique des accès internes ou externes ou mixtes, la réponse ne sera pas nécessairement identique. Pour 365, on discutera les choix de teams ou de Share Point par exemple. Si une GED (Alfreco, Docuware, etc.) est déjà installée, on discutera de modèles de classement et de workflow.
Dans tous les cas, les questions à prendre en compte sont : quelle durée de conservation, quel traitement approprié des données à caractère personnel, quel caractère probatoire ou non affecter à quels documents, pour quel archivage et quels droits d’accès. C’est là autant d’éléments pour nourrir la Gouvernance de l’Information.
Au delà, c’est mettre l’humain au centre du sujet DigitalworkPlace. En parallèle du socle technique et des outils de gestion et de pilotage, c’est le bien le pilotage du changement qui va faire la différence : instances et leurs rôles, montées en compétence, valorisation des référents porteur de sens et alimentant les retours d’expérience. Ce sont autant d’action qui concourent à la réussite du déploiement d’une DwP avec autant de DwS orientés métier que nécessaire.
Ci-dessous le Schéma Serda Conseil pour la méthodologie du déploiement de la Digital workPlace :
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Pierre FUZEAU
Président Serda