Nous sommes dans les 6 derniers mois de mise en conformité réglementaire pour obtenir un contrôle de légalité 100% dématérialisé sur tout le territoire. La double transmission d’un même acte, par voie électronique et par voie papier, sera désormais interdite.
Le système ACTES s’inscrit dans une procédure gouvernementale essentielle à un Etat de droit : le contrôle de légalité qui est régi par l’Article L2131-2 du Code Général des Collectivités Territoriales.
Aujourd’hui, dans le but de faciliter le fonctionnement des collectivités territoriales et le contrôle de l’Etat, l’article 128 de la loi n° 2015-991 du 7 août 2015, consolidé le 30 janvier 2020, rend obligatoire l’envoi électronique des actes soumis au contrôle de légalité. Et cette obligation est effective 5 ans après la promulgation d’une loi, c’est-à-dire cette année.
Les enjeux de mise en conformité au contrôle de légalité, au-delà de son inscription dans l’objectif national AP 2022, sont primordiaux à tous les échelons des collectivités pour l’efficacité de l’Etat français. Depuis sa mise en place en 2004, date à laquelle 77 actes ont été transmis par voie électronique pour le contrôle de légalité, on dénombre en 2018 plus de 3 330 000 actes.
Certains départements sont encore à la traîne avec moins de 49 % de taux de transmissions des actes transmis sur le système Actes soit en dessous de l’objectif de 50 % pour cette année-là. Les régions, les départements, les communes de plus de 50 000 habitants, les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) à fiscalité propre doivent se conformer à cette règle.
De quoi parlons-nous ?
Le contrôle de légalité est la procédure qui consiste à vérifier la conformité avec la loi des actes, décisions, arrêtés pris par les collectivités territoriales, établissements publics par le représentant de l’état.
Les arrêtés, les décisions, les délibérations, les contrats, les documents financiers sont concernés par le contrôle. En principe, tous les actes qui traitent du budget, des affaires générales, de la fonction publique, de la fonction publique territoriale, des commandes publiques y sont soumis. Pour le budget et les décisions, les services instructeurs ont un délai de 15 jours pour soumettre leurs actes au contrôle de légalité.
Source : Serda Conseil
A travers ce contrôle, les préfectures et les sous-préfectures assurent une fonction de régulation et d’arbitrage, qui illustre leur rôle de garant de l’État de droit, notamment sur la transparence et la responsabilité financière. Lors de la réception des actes soumis aux contrôles, un examen de fond est effectué et vise à identifier des irrégularités possibles avec la loi. Dans ce cas, la préfecture adresse, sous deux mois, une demande de modification ou de retrait au service instructeur.
Dans la pratique, comment ça marche ?
Le système @ctes existe depuis 2004, dans l’objectif de moderniser les services publics français. Les objectifs sont multiples : dématérialisation des tâches, accélération des échanges et diminution des délais, réduction du papier, réduction des coûts d’envois, sécurisation des échanges, etc.
Du côté des collectivités locales, le système fonctionne comme un réseau numérique de collecte des actes. Ce réseau repose sur un réseau sécurisé. Les opérateurs sont homologués par le ministère de l’intérieur et permettent aux collectivités locales de transmettre les actes par voie électronique.
Du côté du contrôle, le plus souvent au sein des préfectures, le système met à disposition un espace dédié qui permet de suivre les échanges entre la préfecture et la collectivité ou l’EP.
C’est la partie “émergée de l’iceberg” pour laquelle un dernier coup de collier reste à donner cette année ! Mais signalons également l’utilité pour les organisations publiques soumises au contrôle de légalité que la partie “immergée de l’iceberg” a intérêt à être elle aussi dématérialisée. On parle ici de processus internes qui incluent les services, les élus, la hiérarchie. Le délai de 6 mois semble largement insuffisant encore pour mener cette partie interne du processus de dématérialisation en amont du contrôle légal.
Du coup, priorité aux flux vers la Préfecture tout en anticipant sur la dématérialisation des processus internes concernés.
Victor ABLARD-CHAUVET
Consultant Serda