Le 28 juin dernier, le projet interministériel VITAM a publié sa feuille de route pour les 3 années à venir. Ce programme copieux donne une bonne visibilité des évolutions et développements prévus sur l’outil, ainsi que des nouvelles fonctionnalités offertes aux utilisateurs.
Pour rappel, VITAM est un back-office de Système d’Archivage Electronique normé, développé par et pour les services de l’Administration publique mais qui peut s’adapter à toute structure afin de répondre aux enjeux de conservation et d’accès dans le temps à vos informations sur support numérique. VITAM propose un solution logicielle libre et évolutive pour l’archivage de très gros volumes de data.
La feuille de route est déclinée selon les briques qui constituent la chaîne de traitement archivistique, de la collecte à la communication des données.
Selon notre expertise, les points notables de cette feuille de route sont les suivants :
Le standard d’échange des données SEDA 2.1 est hors du scope de cette feuille de route puisqu’il est déjà intégré à l’outil que propose VITAM.
Certains objectifs sont très ambitieux et répondent à des vraies problématiques que se posent les archivistes depuis longtemps :
- Faciliter les versement et la consultation d’archives liées à des formats conteneurs » : l’archivage des messageries, des SI métiers et des bases de données est une vraie problématique, et répondre à celle-ci permettra de réelles avantages pour les utilisateurs.
- Préserver par émulation » : cet objectif, qui parlera sans doute plus aux organisations qui ont une visée patrimoniale, est crucial pour répondre à l’obsolescence inévitable des formats. VITAM promet d’offrir la possibilité d’archiver les outils de lecture. Cette fonctionnalité permettrait de répondre une fois pour toutes au sujet des conversions régulières de formats de fichiers et de données, lourdes à mettre en place.
Certaines avancées prévues seront très intéressantes, notamment :
- Prendre en charge et gérer les archives physiques » : offrir la possibilité de faire des versement mixtes, c’est répondre aux problématiques des producteurs qui produisent encore des dossiers hybrides numériques et papier.
Cette amélioration est à mettre en lien avec l’intégration des producteurs dans le processus VITAM, passant par la possibilité d’« administrer des référentiels » producteurs, fonctionnels, de conservation, dans l’outil VITAM permettant d’automatiser certaines actions et versements.
- Disposer d’un front-office de référence » : cette fonctionnalité est déjà en test opérationnel dans certaines institutions, et sera un complément indispensable pour permettre aux entreprises et institutions qui choisiront VITAM de l’adopter plus facilement.
Une avancée intéressante mais qui devrait être étendue à tous les briques logicielles :
- Faciliter l’exploitation VITAM et la rationaliser à des fins écologiques » : rationaliser un outil en fonction des conséquences écologiques est une bonne intention, mais pourquoi se limiter à l’exploitation de VITAM et ne pas l’étendre aussi au stockage, à l’administration, à la gestion du physique, etc. Cette problématique nous tient à cœur chez Serda.
Serda accompagne ses clients dans le choix de logiciels adaptés à leurs besoins de gestion électronique de l’information, de la production des contenus (messagerie, GEC, GED, bureautique) jusqu’à leur conservation pérenne (SAE, destruction sécurisée, coffre-fort numérique).
Serda analyse la volumétrie des documents à archiver et de leur sensibilité au regard de vos métiers, les besoins archivistiques en fonction de vos domaines fonctionnels, vos besoins d’accès aux données, les possibilités techniques de votre structure pour vous accompagner dans la mise en place et l’interfaçage du back-office VITAM.
Serda vous permet de prendre en compte tous les aspects d’un tel projet : dimensionnement en fonction de la volumétrie, monté en compétences archivistiques, charge de travail, coûts logiciels, développements nécessaires, et interfaçage adaptés aux besoins.
Serda vous accompagne tout au long de votre projet :
- Vous avez un projet d’archivage électronique et voulez savoir quelle est la solution adaptée à vos besoins.
- Vous avez choisi la solution VITAM et avez besoin d’aide pour porter votre projet d’archivage.
- Vous avez déjà installé la solution VITAM et avez besoin d’accompagnement et d’expertise fonctionnelle.
N'hésitez pas à nous contacter, nous sommes à votre disposition pour vos projets !
Marie JENNER
Consultante AMOA SERDA