A l’heure de l’entrée en vigueur du nouveau code de la commande publique (au 1er avril 2019), lui-même issu de la réforme de la commande publique annoncée en juillet 2015, il est toujours bon de rappeler quelques règles en matière de dématérialisation et de conservation.
Depuis le 1er octobre dernier, toute la procédure de passation d’un marché public supérieur à 25 000 euros doit transiter par une plateforme de dématérialisation : publication de la consultation, réponse au marché, échanges entre acheteurs et entreprises (questions / réponses notamment), courriers vers les soumissionnaires, etc. Acheteurs, décideurs, managers ont tous depuis plusieurs mois déjà basculé vers le tout numérique en matière de publication et de traitement de marchés. Faut-il encore ne pas oublier que le cycle de gestion de ces données et documents ne s’arrête pas là : signature et parapheur électronique sont déjà venus renforcer les outillages documentaires en place. Reste l’archivage, car le passage du papier au 100% numérique ne change rien en matière d’obligation de conservation, de prescription et donc de besoin de préserver la fiabilité et la pérennité des documents et informations, au contraire.
Le secrétariat d’Etat auprès du ministre de l’Economie avait annoncé en octobre 2018 la possible réduction de la durée de conservation des pièces de marchés publics à trois ans (minimum fixé par le droit européen) contre dix ans actuellement. Pourtant, à la lecture du Code de la commande publique applicable aux marchés lancés à compter du 1er avril 2019, au niveau de la section 3 « Durée de conservation », rien n’a été modifié. Extraits :
« Article R2184-12 » : L’acheteur conserve les candidatures et les offres ainsi que les documents relatifs à la procédure de passation pendant une période minimale de cinq ans à compter de la date de signature du marché.
« Article R2184-13 » : L’acheteur conserve les pièces constitutives du marché pendant une durée minimale de cinq ans pour les marchés de fournitures ou de services et de dix ans pour les marchés de travaux, de maîtrise d’œuvre ou de contrôle technique à compter de la fin de l’exécution du marché.
Il y a donc urgence à mettre en application une politique d’archivage électronique pour respecter les délais de prescription et ne pas être pris en « défaut d’archivage », ce qui est pénalement sanctionnable. La solution peut être de s’appuyer sur les propositions en SAAS que font les plateformes de marchés publics ou de se doter de système d’archivage électronique intégrant les fonctions de cycle de vie des informations et documents.
Caroline Buscal
Responsable Serda Conseil