A l’occasion de la publication du 10e rapport annuel sur la gouvernance de l’information numérique, revenons sur un projet pour lequel RTE a souhaité que Serda Conseil l’accompagne.
RTE a initié la démarche appelée “eChange” en mars 2018 pour répondre à des besoins de performance, de sécurisation et de dématérialisation de l’information. L’un des principaux objectifs de cette démarche est de transformer la gestion de l’information dans le cadre d’un Projet d’Entreprise qui se compose de deux volets :
- Un nouveau socle de système d’information numérique pour tous : cela se traduit par une nouvelle application de GED, connectée à une solution d’archivage électronique et intégrant une solution de signature électronique
- Un nouveau système de management documentaire : il s’agit avant tout de consolider et diffuser des bonnes pratiques en matière de gestion de l’information, et des offres de service pour accompagner les utilisateurs et le réseau d’acteurs pilote du déploiement ; l’objectif de ce système de management est évidemment de faire vivre la démarche.
Le déploiement des deux volets s’est fait de manière progressive en débutant par l’identification des cas d’usages et pratiques actuelles de l’entreprise, et en parallèle par l’acquisition du socle technique ; l’élaboration des règles et des bonnes pratiques en matière de gestion documentaire s’est construite à partir d’un questionnaire diffusé à tous les collaborateurs, suivi d’ateliers de consolidation avec des volontaires ; le tout a permis de nourrir le socle technique au moment de son déploiement et ainsi prendre en compte les exigences documentaires identifiées très tôt dans la mise en place de la nouvelle politique documentaire.
En parallèle, un véritable réseau d’acteurs a été constitué avec un rôle primordial pour porter une telle démarche. Ce réseau est composé de référents intervenant au siège et dans les régions, et accompagnant au plus près les utilisateurs dans leur gestion quotidienne des documents et données numériques.
En matière d’offres de service, il s’agit d’encadrer les besoins en matière de gestion, et donc de proposer à ceux qui en ont besoin, un interlocuteur, spécialisé dans la gestion de l’information, mais aussi des outils de formation et d’animation, des procédures et des bonnes pratiques sans oublier un accompagnement pour le déploiement de cas d’usage identifié dans le socle technique (identification du paramétrage nécessaire dans la GED et dans le SAE, activation de la signature électronique ou non, migration d’anciennes données, d’anciens documents vers le nouveau socle technique, décommissionnement d’anciennes applications, ….)
La réussite de ce projet en matière de gouvernance de l’information s’est aussi appuyée sur la formalisation de procédures claires et précises, un réseau d’acteurs motivés et engagés, un “pilote” et une équipe en charge de la gestion et de l’animation mais aussi du traitement des demandes d’évolution, d’un accompagnement par des spécialistes beaucoup - beaucoup ,... d’actions de conduite du changement.
Un projet de ce type et de cette ampleur n’est pas sans embûche. Les principales difficultés ont été du côté des métiers lorsqu’on leur a demandé de passer des plans de classement traditionnels à une GED qui ne gère les documents que par des métadonnées, également de trouver de la disponibilité tant pour l’élaboration du réseau de référents, que pour le travail de migration, qui, on le sait, demande de l’investissement de la part des utilisateurs… car c’est à eux que reviennent les actions de tri, purge, renommage, … des documents afin de partir avec un nouveau socle technique propre, nourri et opérationnel.
Retrouvez ce retour d’expérience ainsi que plusieurs interventions d’experts en gouvernance de l’information dans le replay de notre demi journée du 8 avril.
Aline Habert
Senior Consultante
SERDA Conseil