Quels sont les axes de dématérialisation mis en œuvre dans les hôpitaux ?
On note deux grands axes d’entrée dans la dématérialisation. Le premier est un axe administratif qui recouvre la chaîne de facturation financière à travers le protocole PESV2, la recherche d’économie, la rationalisation et la réduction des délais de remboursement. La majorité des hôpitaux s’est engagée sur cet axe et est en passe de parvenir à de bons résultats. On voit également se mettre en place une dématérialisation de la fonction RH et surtout des dossiers administratifs d’agents en lien le plus souvent avec les applicatifs de gestion métier. C’est une vraie transformation au niveau des modes et pratiques en terme de gestion des flux d’informations, des stocks de documents ; On peut d’ailleurs penser que le RGPD (Règlement Général européen sur la Protection des données à caractère personnel qui entre en application le 25 mai de cette année) joue un rôle d’accélérateur.
Le deuxième axe d’entrée concerne l’archivage médical et notamment le dossier patient dans toute sa complexité : résultats de laboratoire, radiographies, documents par spécialités médicales, correspondance... Cet axe est moins avancé que le premier. Mais c’est aussi celui qui est identifié comme étant le plus à même de créer de la valeur ajoutée.
Les hôpitaux doivent-ils gérer un double flux de documents papier et de documents nativement numériques ?
Les flux de documents papier sont produits autant par l’hôpital, ses partenaires, mais aussi par le patient qui vient à l’hôpital avec des documents physiques comme une lettre de médecin ou des résultats d’examen. Dans le même temps, le DPI (dossier patient informatique) contient de nombreuses informations nativement numériques : dossiers de radiographies, résultats de laboratoires, passages du patient... La difficulté est d’associer tous ces flux. Les établissements hospitaliers ont des difficultés à créer un tout cohérent et accessible à partir de différents ensembles d’informations.
S’il y a bien une volonté politique et institutionnelle d’aller dans ce sens en donnant des orientations, la réalité est plus complexe : les hôpitaux sont à la recherche de bonnes pratiques en matière de GED et de dématérialisation et s’observent beaucoup afin de comparer leurs usages et partager leurs expériences.
Les fonctions archivage et documentaires des solutions actuelles sont-elles bien assurées ?
Le dossier médical du patient est de plus en plus numérique et composé de fichiers nativement numériques. Nous nous retrouvons avec des systèmes d’information qui ressemble à un assemblage de briques. La première brique est composée du DPI qui est l’outil gérant tous les passages du patient. Mais cet outil ne dispose pas de fonctions d’ECM, de Ged et d’archivage électronique. Il s’agit plutôt d’une base de données extrêmement sécurisée, très structurée en termes d’accès et qui respecte les règles du secret médical. Cet outil n’a pas vocation à avoir des fonctions documentaires. Les fonctions de recherche et d’archivage électronique à valeur probante ne se trouvent clairement pas dans ces outils.
Soit il faut enrichir les outils existants, ce qui ne semble pas être l’axe privilégié par les éditeurs de logiciels. Soit il faut ajouter à cet outil une brique d’ECM dotée d’importantes fonctions de stockage. Cet ajout entraînera de nombreuses améliorations : archivage à valeur probante, fonctions de cycle de vie du document, fonctions de records management, fonctions de recherche...une vraie démarche d’urbanisation et d’intégration qui peine encore à se réaliser.