Selon les premiers résultats du Rapport 2018 sur la Gouvernance de l’information publié par le groupe Serda-Archimag, la dématérialisation du courrier fait partie intégrante d’une bonne gouvernance de l’information pour 52% des répondants. Les services courrier arrivent en 3ème position dans les champs couverts aujourd’hui par la gouvernance, soit une entreprise sur deux. En 1ère position, nous trouvons les documents métier, puis l’ensemble des documents qu’ils soient papier ou électroniques
68% des administrations centrales, des banques et compagnies d’assurances ont déjà prévu ou déjà engagé leur projet “GEC” en 2018
En 2018, la gestion électronique de courrier progresse dans les organisations, essentiellement dans le secteur public, ainsi que le secteur assurances et mutuelles.
Plus en détail, les administrations centrales et le secteur Banque-assurances-mutuelles sont les premiers secteurs à miser sur la Gec, à hauteur de 68%. Viennent ensuite les Collectivités territoriales, à hauteur de 50%. Ces 3 secteurs comptent le plus de projets réalisés, engagés ou prévus. A noter l’intégration du parapheur électronique dans les projets de GEC, mais surtout dans les administrations centrales.
Signature électronique : Une organisation sur 2
Quant à la signature électronique, 50% des organisations l’ont adopté ou envisagent de le faire. Mais de grands écarts apparaissent selon les secteurs. Le plus en avance est de nouveau le secteur Banque-Assurance : 30% en est équipé, 50% ont un projet engagé ou prévu. Seuls 20% ne prévoient rien à court terme. L’Industrie s’oriente également en ce sens, avec un taux d’équipement de 22% et 45% de projets engagés ou prévus. Les Collectivités territoriales sont également en avance, rendant bien service à leurs élus, et sont équipées à hauteur de 23% et 31% qui projettent de le faire. Les administrations centrales sont davantage en retrait.
GEC : solutions propriétaires ou Open Source ?
Parmi les problèmes rencontrés à la mise en place d’une gouvernance globale de l’information numérique, le Courrier n’est un problème que pour 15% des organisations. En effet, elles sont nombreuses à penser qu’il n’y a pas de réelle complexité à dématérialiser le courrier. Pourtant, il y a lieu de mettre en place des modes opératoires, et d’intégrer sous le vocable “courrier” toute la relation omnicanale avec un assuré, un client ou un citoyen.
En termes de choix de solutions, les organisations choisissent en priorité les solutions propriétaires, et semble ignorer les nombreuses solutions Open Source.
Concernant la Gestion électronique du Courrier (GEC), le choix de l’Open source ne représente que 16% des cas, et les solutions propriétaires 66%. Alors que pour les projets de Gestion électronique de documents (GED) en général, les choix s’orientent à 52% vers les solutions propriétaires, et à 32% vers les solutions Open Source - Le développement d’applicatifs en interne est le même dans les 2 cas : 16%.
Caroline Buscal
Manager Serda Conseil
Extraction en avant première de l’enquête 2018 sur la Gouvernance de l’information Serda Conseil-Archimag. Pour télécharger le rapport complet, rendez-vous sur cette page.