Conséquence de l’évolution des usages et de l’émergence de nouvelles technologies (réseau, mobile, cloud, etc.), la digital workplace, héritière de nos bons vieux intranets, se fait une place au soleil, au gré de la transformation numérique des organisations. Elle promet un nouvel environnement de travail centré sur l’utilisateur et porte en elle beaucoup d’espoirs en termes de productivité, de collaboration et de bien-être au travail.
Comment définir la digital workplace ? Si la définition varie d’un spécialiste à l’autre, pour Ahmed Abdelghani, responsable du pôle d’expertise digital workplace d’Umanis, cela correspond à « l’environnement numérique d’un collaborateur au sein de l’entreprise, avec plusieurs outils dedans ». Perçue comme une évolution naturelle du poste de travail, la digital workplace comprend, en effet, l’ensemble des technologies (actuelles et à venir) nécessaires pour que les collaborateurs puissent travailler efficacement. Ce qui passe par la disponibilité d’une brique documentaire, d’une messagerie instantanée, la possibilité de créer des groupes de travail, un moteur de recherche, un annuaire, un réseau social interne, des outils collaboratifs et, bien entendu, des applications métier (bureautique, comptabilité-gestion, CRM, etc.). La digital workplace désigne ainsi tous les outils permettant de mieux collaborer, d’échanger de l’information de manière fluide et d’éviter les goulots d’étranglement.
Une solution tout-en-un
Si la grande majorité des organisations utilise déjà certains de ces outils, par souci de cohérence, d’homogénéité et d’adhésion des collaborateurs, il est préférable d’opter pour une solution globale capable de tout agréger. Soit, un véritable poste de travail tout-en-un avec un accès unique et différentes briques technologiques disponibles. C’est aussi par là que passe la transformation digitale des organisations, à l’heure du cloud, des connexions distantes et de la mobilité. « Il faut évoluer vers plus de facilité dans le travail », souligne Ahmed Abdelghani. Les solutions de digital workplace doivent s’inscrire pleinement dans cette transformation et permettre de travailler plus efficacement, à tout moment et en tout lieu, y compris en mobilité. « Mobile first, cloud first », claironne d’ailleurs Microsoft depuis plus de trois ans. « Les entreprises ont compris que si elles continuaient à travailler avec des méthodes archaïques (en utilisant uniquement le mail et un serveur pour le stockage, par exemple), elles risquaient de se laisser distancer », ajoute le digital workplace practice manager d’Umanis.
La conduite du changement
Cette transformation des méthodes de travail passe d’abord par la conviction du management, puis par la formation et l’évangélisation. « Il est important de casser les silos entre directions et équipes, précise le consultant. L’organisation de l’entreprise ne doit pas être trop pyramidale. Pour évoluer, elle a besoin de plus de transversalité et de casser les barrières physiques et organisationnelles ». Faire de la rétention de...
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