La dématérialisation du dossier RH et des processus RH facilite l’accès, le partage, la collaboration et la communication de l’information entre les collaborateurs, managers et service RH. Un des gains principaux est l’amélioration des services apportés aux salariés, l’automatisation de certains processus évitant la rematérialisation et les délais de traitement conséquents.
Le partage des documents RH permet une vision unifiée des données, plus simple, qui n’est plus réservée aujourd’hui aux seules équipes RH mais aussi aux managers et aux collaborateurs. La mise en place d’une GED (Gestion Electronique de Documents) RH permet ce partage d’informations en couvrant la totalité du processus de la relation entre le collaborateur et les équipes RH depuis le recrutement jusqu’à la sortie de l’entreprise. Une GED permet de couvrir les besoins de partage et de collaboration pour les sujets suivants :
- Partage, échanges d’informations sur les candidats. La GED permet de créer une CVthèque disponible pour toutes les entités RH d’une même structure ;
- Création des pièces obligatoires d’un dossier de recrutement : contrat, charte informatique, formulaire d’adhésion à la mutuelle, etc. La création de ces documents peut s’effectuer à l’aide de modèles que la GED pourra stocker pour vous constituer une bibliothèque unique de modèles de documents.
La rédaction de ces documents pourra se faire à plusieurs mains, une personne qui initie le document, le manager qui le complète et le directeur qui le signe. Tout ce processus de création et de validation de documents se fait facilement dans un outil de GED intégrant des circuits de validation. Il n’est donc pas nécessaire de rematérialiser, d’imprimer le document finalisé pour le mettre dans un parapheur pour le faire signer manuscritement par une direction. Dans d’autres cas, on peut coupler sa plateforme documentaire à un système de parapheur électronique qui prend en charge non seulement le circuit de validation mais également la signature électronique elle-même. C’est une solution très pratique pour les entreprises ou les organisation en multi-établissements, ou pour les relations avec les collaborateurs qui sont en régie.
L’envoi au candidat des documents de recrutement peut aussi passer par une GED avec une connexion directe entre votre outil de messagerie et la GED où sont stockés les documents.
- Elaboration et complétude des entretiens professionnels : dématérialiser l’entretien professionnel papier vers l’électronique permet de répondre aux obligations légales de traçabilité. « Les entreprises ont pour obligations de garder la trace écrite de toutes les actions posées par l’employeur pour répondre à son obligation légale d’adapter le salarié aux exigences de son poste de travail et de veiller au maintien de sa capacité à occuper un emploi » (L 6321-1 CT). La GED vous permet de stocker ces documents, de les intégrer dans le dossier du collaborateur pour lui mettre à disposition et conserver une trace de ces échanges.
- Gestion des notes de frais : il est intéressant de connecter une application de gestion de notes de frais (Notilus, N2F, Jenji, KDS, etc. disponible sur smartphone) à votre GED pour faciliter le stockage des documents et transmettre les justificatifs pour validation au manager puis à la comptabilité via un circuit de validation intégrée dans la GED.
- Enfin la GED est une plateforme collaborative dans le sens où le collaborateur peut être en capacité de mettre à jour lui-même certaines informations (adresse personnelle, situation de famille, RIB, justificatifs d’absence,…). Le collaborateur alimente ainsi son dossier RH sans faire appel aux gestionnaires RH.
Tous ces documents doivent bien sûr faire l’objet d’un archivage légal et doivent être stockés dans un outil garantissent la confidentialité et la sécurité des données.
A notre expérience issue des projets que nous menons pour des pôles RH dans les secteurs tant public que privé, et exprimés également par nombre de décideurs RH*, un certain niveau d’inquiétude demeure face à la digitalisation massive de leurs activités, notamment en terme de sécurité des données, du fait des fonctions de collaboration, de partage des données, de dématérialisation, voire d’implication des collaborateurs et d’utilisation d’équipement mobile.
Il est donc indispensable d’accompagner ce changement tout au long du processus et de ne pas oublier d’intégrer un système d’archivage légal garantissant la confidentialité et la sécurité des données ; il peut prendre la forme d’un coffre-fort numérique intégré dans le SI RH pour la continuité du processus de digitalisation de la fonction RH.
Aline Habert
Consultante AMOA
Serda Conseil
*71%. Chiffre 2019 fourni par Exaegis