Dans le but d’acquérir une solution de GED capable de gérer de façon fiable et efficace des documents organisationnels, techniques et notariaux, un grand groupe d’exploitation des matières premières nous a confié, en qualité d’experts indépendants de tout éditeur, une étude comparative de 8 solutions.
La méthodologie mise en place nous permet de qualifier l’application de GED. La grille des fonctionnalités, issue du cahier des charges, s'articule parmi une sélection des éléments suivants :
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L'application doit se fondre dans un système d'information déjà existant,
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Les caractéristiques techniques qui permettent à l'éditeur de décrire les conditions d'exploitation optimale pour son application
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Les contraintes d'usages tel que les périmètres géographiques, documentaires et performances du futur progiciel
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Les fonctionnalités de l'application nécessaires à la satisfaction des besoins
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Les coûts en investissement, en exploitation et en prestations associées
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La pérennité de la solution
Nous avons créé une grille d’analyse fonctionnelle, puis nous l’avons complétée et pondérée selon les besoins des utilisateurs dans le cadre de groupes de travail. Nous avons ensuite procédé au choix avec la future équipe d’administration fonctionnelle. Face aux besoins exprimés et compte-tenu des contraintes industrielles de la société, nous avons accordé une importance majeure à l’orientation utilisateur de l’outil, à sa performance en termes de recherche et à l’intégration d’un cycle de validation (workflow).
Le progiciel adopté permet de donner accès au référentiel procédural mémorisé pendant toutes les interventions réalisées sur le réseau. En outre, ce projet permet à la société de définir sa politique d’intégration de l’information en accord avec ses processus Qualité et avec les normes ISO 9001 et ISO 14001.