La filiale services d’un groupe français d’immobilier et de construction organise son déménagement de siège social à La Défense et décide d’un aménagement des futurs espaces nécessitant une forte réduction des espaces de rangement au niveau des postes de travail de l’ensemble de ses salariés tous métiers confondus (comptable, juriste, marketing, RH, commercial, ….).
Dématérialisation des dossiers de travail, suppression des stocks papier, organisation des flux, tri des répertoires de travail et des fichiers bureautiques sur les espaces serveur, … autant d’actions enchainées et pilotées quelques mois avant l’emménagement sur le futur site, qui permettent de garantir aux équipes leur future intégration dans leurs nouveaux espaces de travail dans de bonnes conditions.
En établissant le relevé des volumes existants en mètre linéaire (ML) et Méga octet (Mo) à un jour précis (sorte de photographie de la situation réelle) de chaque poste de travail, nous établissons la cartographie des organisations documentaires présentes pour chaque métier et chaque équipe. Cela permet ensuite d’établir des projections liées aux flux et aux modes de travail pratiqués, de mesurer les niveaux de diminution voire de suppression de stocks possibles et d’établir les règles de gestion correspondantes. Ces règles intègrent également les obligations de gestion et de conservation des données à valeur probatoire.
Une fois ces travaux menés, un rapprochement avec le space planning du futur aménagement est établi, cela permet de vérifier les écarts, et de lancer les programmes de dématérialisation correspondant aux besoins de garder à disposition des ressources documentaires sous forme électronique. Les plans de numérisation peuvent concerner tous types de documents : des contrats, des dossiers client, des bulletins de paie, des plans techniques, des courriers entrants, …. Des actions de tri et de traitement de fonds documentaires sont également lancées sous forme de cleaning day pour les fonds papier, de e-cleaning day pour les fichiers bureautiques, elles sont fortement encadrées pour aider les salariés les réaliser, un relevé des résultats est établi en temps réel ce qui permet de mesurer les gains et de vérifier les conditions du futur emménagement.
GED en s'appuyant sur Sharepoint, GEC, dématérialisation,…. Autant de solutions documentaires et techniques permettant d’optimiser les ressources d’information et de faciliter l’appropriation de nouveaux modes de travail pour l’ensemble des salariés dans un contexte de changement fort.